Directeurs-trices Administratif et Financier, Abidjan, Côte D’Ivoire

Description du poste

A ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

Représenter le Département de Comptabilité et Finance au sein du Comité Exécutif de l'hôtel.

Répondre aux besoins des heartists dans les autres départements en fonction des priorités de l'hôtel et des niveaux d'activité anticipés.

Faire preuve d'exigence et de rigueur en ce qui concerne les normes départementales.

Maintenir des dossiers comptables complets et bien documentés de l'hôtel, conformément aux politiques et procédures.

Mettre en œuvre des procédures comptables locales pour assurer la conformité avec les réglementations gouvernementales locales, après approbation des bureaux régionaux.

Préparer, superviser, examiner et approuver les écritures de journal mensuelles, le bilan et le compte de résultat.

Préparer et interpréter les états financiers et les rapports de l'hôtel. · Soumettre le rapport mensuel dans les délais impartis.

Auditer les comptes, registres et transactions de l'hôtel, en s'appuyant sur des efforts continus pour rationaliser les procédures de contrôle interne.

Examiner les états de rapprochement bancaire mensuels.

Analyser les rapports financiers mensuels, enquêter sur les variations inhabituelles et rédiger des commentaires à joindre au rapport.

Administrer et contrôler la gestion de la trésorerie, y compris l'investissement dans des dépôts à terme auprès de banques approuvées par le bureau régional et la société propriétaire, ou le transfert des fonds excédentaires à la société propriétaire lorsque nécessaire.

Comprendre les obligations fiscales de l'hôtel, en sollicitant l'assistance d'auditeurs ou d'experts fiscaux locaux.

Assister le Directeur Général et les chefs de département dans l'élaboration des prévisions couvrant toutes les activités de l'hôtel.

Aider le Directeur Général dans la préparation du plan d'affaires.

Assister le Directeur Général dans la préparation des demandes d'autorisation de dépenses en capital.

Veiller à ce que chaque section du département Comptabilité & Finance soit gérée efficacement, en maximisant l'utilisation des technologies.

Assurer la réalisation mensuelle et trimestrielle des inventaires physiques de toutes les fournitures et équipements opérationnels.

Mettre en œuvre tous les contrôles nécessaires pour protéger les actifs de l'hôtel et tenir à jour les registres des actifs fixes, des équipements opérationnels, des fournitures et des inventaires.

Examiner les rapports compilés par le Contrôleur de Coûts et collaborer avec le Responsable des Achats pour garantir des procédures et un contrôle approprié des inventaires.

Connaître et veiller au respect de toutes les conditions du contrat de gestion.

Surveiller les exigences définies dans la liste de contrôle du contrat de gestion.

Conserver et protéger tous les contrats, baux, polices d'assurance et documents légaux et financiers.

Obtenir les licences nécessaires pour les opérations de change, les importations, les boissons alcoolisées, le tabac, les divertissements, etc., auprès des autorités réglementaires compétentes.

Gérer les questions d'assurance ACCOR et locales en collaboration avec ACCOR et les agents d'assurance locaux désignés.

Collaborer avec ACCOR et les consultants juridiques désignés par l'hôtel pour toutes les questions juridiques.

Gérer les procédures de crédit et de recouvrement conformément aux normes établies par les bureaux régionaux.

Collaborer avec les auditeurs internes et externes pour garantir la conformité aux exigences de l'hôtel.

Assister le Directeur Général dans la compilation des Politiques & Procédures de tous les départements en manuels de politique internes de l'hôtel.

Co-signer les chèques bancaires avec le Directeur Général dans les banques désignées par le Bureau Régional et la Société Propriétaire.

Co-signer tous les contrats avec le Directeur Général en s'assurant de leur conformité aux lois locales, aux accords de gestion, aux politiques du groupe et à un jugement commercial éclairé.

Approuver tous les bons de décaissement et les demandes de remboursement après vérification que tous les documents nécessaires sont joints, traités et certifiés pour la réception des marchandises ou services, en termes de qualité, quantité et prix. Superviser la répartition des charges et s'assurer de la disponibilité des fonds nécessaires.

Autoriser tous les achats en fonction de la disponibilité des fonds, de la nécessité et du budget établi.

Recevoir quotidiennement les dépôts bancaires et vérifier leur concordance avec le résumé quotidien des encaissements du Caissier Général.

S'assurer que les recettes quotidiennes soient déposées le jour bancaire suivant. Effectuer des vérifications surprises des fonds du Caissier Général et des autres banques de l'hôtel, en informant le Directeur Général en cas d'écart important.

Superviser les activités des comptes débiteurs et garantir que le bilan d'essai mensuel des comptes est correctement ventilé et que les totaux concordent avec le solde de contrôle. Examiner les comptes du grand livre de la ville avec le Superviseur des Comptes Fournisseurs et le Responsable du Crédit.

Coordonner les réunions mensuelles sur le crédit avec les membres du Comité Exécutif.

Préparer des rapports pour le Directeur Général, mettant en lumière les tendances des soldes, les comptes nécessitant une attention spéciale, ceux transférés à un suivi particulier et ceux recommandés pour être annulés, etc. Signaler immédiatement au Directeur Général toute lacune détectée dans le système.

Surveiller quotidiennement l'adéquation des soldes bancaires et informer par écrit le Directeur Général de toute insuffisance de trésorerie anticipée, avec une copie au Bureau Régional.

Examiner et approuver chaque jour les rapports manuels et informatiques.

Assurer un règlement rapide de toutes les commissions des agents de voyages.

Effectuer des vérifications aléatoires pour garantir le respect rigoureux des procédures prescrites pour les transactions de change.

Examiner quotidiennement les rapports de coûts et collaborer avec le Contrôleur des Coûts pour toute action spécifique requise.

S'assurer mensuellement de l'exactitude des calculs de la consommation de matériaux, des coûts et des inventaires, en alignant précisément les totaux avec le solde de contrôle.

Examiner et approuver toutes les embauches, les changements de statut et les terminaisons de paie. Soumettre tous les rapports d'heures supplémentaires à l'approbation du Directeur Général.

Garantir le paiement ponctuel de tous les impôts, contributions, licences, intérêts et frais de gestion.

Envoyer régulièrement des lettres de confirmation de solde aux débiteurs.

Organiser chaque mois des réunions de section pour évaluer les opérations en cours.

Appliquer strictement les procédures de contrôle et de gestion des clés.

Formuler des recommandations d'amélioration en matière de comptabilité et de contrôle interne à l'intention du Bureau Régional.

Fournir des statistiques aux tiers externes, conformément aux approbations du groupe et de la direction de l'hôtel.

Préparer et mettre à jour annuellement tous les Manuels Opérationnels Départementaux.

Animer de manière proactive une réunion hebdomadaire sur les finances et la comptabilité.

Planifier et exécuter efficacement toutes les réunions, en veillant à leur efficacité et à leur orientation vers l'obtention de résultats concrets.

Pour sélectionner et recruter des heartists en comptabilité et finance capables de travailler selon la philosophie de gestion décentralisée, en suivant les philosophies financières, opérationnelles et administratives énoncées précédemment, et qui comprennent et soutiennent la philosophie de Sofitel en matière de polyvalence et de multitâche.

Assurer que chaque superviseur en comptabilité et finance planifie et mette en œuvre des programmes de formation efficaces pour leurs heartists, en collaboration avec le responsable de la formation et les formateurs départementaux.

Développer les formateurs départementaux, leur attribuer des responsabilités de formation et les rencontrer régulièrement.

Réaliser des évaluations annuelles de la performance et fournir régulièrement des retours aux heartists sur leurs performances professionnelles.

Projeter en permanence une attitude positive et motivée, et faire preuve de maîtrise de soi.

Effectuer des inventaires trimestriels, semestriels et annuels de l'équipement opérationnel.


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